Le CFP vient de terminer son deuxième projet d’accompagnement en évaluation dans les régions du Québec en dehors du grand Montréal. Ce projet dénommé Tournée II visait à former les organismes communautaires des régions du Québec en évaluation et à les soutenir dans l’implantation de leur processus d’évaluation participative des effets. Treize organismes, répartis dans quatre régions – Outaouais, Laurentides, Capitale-Nationale et Chaudière-Appalaches – ont embarqué dans cette aventure au cours des 2 dernières années. C’était tout un défi pour le CFP d’accompagner ces organismes tout en étant basé à Montréal. Et une belle réussite ! Cette expérience a aussi généré plusieurs apprentissages qui permettent au CFP d’améliorer de façon continue son programme ÉvalPop.

 

Une tournée en région, comment ça fonctionne ?

 

Bien que l’intérêt des organismes communautaires pour l’évaluation se développe de plus en plus, peu de ressources sont disponibles en région pour les appuyer dans ce processus. Le CFP juge important de soutenir les organismes communautaires à l’échelle nationale, afin de développer une évaluation PAR et POUR le communautaire québécois.

Dans la tournée II, les formateurs/formatrices ne pouvaient toutefois pas se déplacer aussi souvent que dans le cadre des accompagnements dans le grand Montréal. Le CFP s’est ajusté à cette réalité et a proposé aux organismes participants un accompagnement combinant une formation en présentiel et à distance, modalité expérimentée pour la première fois par le CFP.

Le CFP a créé des outils  d’accompagnement à distance, notamment des capsules vidéo de formation,  et a proposé l’utilisation de la plateforme d’échanges Microsoft Team, pour faciliter la communication et le partage de documents entre le CFP et les organismes et entre les organismes eux-mêmes. Les accompagnements en présentiel étaient quant à eux condensés pour maximiser la présence des formateurs/formatrices. La stratégie consistait à donner des formations collectives et à mener des accompagnements individuels au sein de chaque organisme dès le lendemain de chaque formation et non quelques semaines après.

 

Quels sont nos bons coups ?

 

Depuis 2010, le CFP a adopté l’approche Par et Pour dans ses accompagnements en évaluation et c’est la même approche qui a été privilégiée dans la tournée.  Cette approche, qui a fait ses preuves à Montréal, a encore prouvé ses forces dans le transfert de connaissances et l’appropriation de la démarche par les organismes accompagnés.

• Démystification de l’évaluation en milieu communautaire

Parler d’évaluation en milieu communautaire n’est pas chose simple. Cette question éveille des sentiments ambigus, où intérêt et méfiance cohabitent. Le CFP souhaite démystifier l’évaluation en faisant expérimenter par les organismes eux-mêmes que celle-ci est un outil favorisant la réflexion et l’apprentissage autour de leurs pratiques. Selon notre évaluation du projet, 77% des organismes participants à la tournée jugent aujourd’hui l’évaluation prioritaire en milieu communautaire.

En termes de pratiques, le sondage nous a révélé que l’évaluation fait désormais partie de la vie des organismes, car 100 % des participants disent avoir continué à en discuter à l’interne,  62% ont inscrit l’évaluation dans leurs plans d’action et 69% l’ont mentionné dans leurs rapports d’activité.  Un beau succès pour ÉvalPop !

 

• Acquisition de connaissances et de compétences en évaluation des effets

La majorité des organismes accompagnés ont expérimenté une démarche d’évaluation des effets au complet, de l’élaboration du modèle logique à l’interprétation des résultats. Cette démarche a été portée à l’interne par deux porteurs au sein de l’organisme, avec le soutien continu du CFP.

À la fin du projet, ce sont 92% des porteurs des organismes accompagnés qui ont confirmé qu’ils ont approfondi leurs connaissances en évaluation. Les rencontres collectives ont été jugées un moyen très utile pour approfondir leurs compétences en évaluation.  Chaque formation était accompagnée d’un appui concret et personnalisé pour la mise en œuvre de l’évaluation, et du transfert de documents et d’outils visant le maintien de ces pratiques au sein de l’organisme.

 

• Nouvelle stratégie de mise en œuvre de la démarche ÉvalPop

Les capsules vidéo créées par le CFP ont permis de fournir du contenu théorique à distance mais sont désormais aussi intégrées dans les autres accompagnements du CFP puisqu’elles donnent un rappel des formations. En plus de ces outils, le CFP a opté pour une formule d’accompagnement en présentiel condensé. Ces accompagnements « à chaud » faisaient en sorte que le souvenir des connaissances acquises était frais et la mise en pratique plus aisée. Les organismes ont ainsi eu l’opportunité d’avancer rapidement dans leur démarche. Pour le CFP, cette stratégie a été particulièrement utile considérant l’éloignement des organismes.

 

Quelles sont nos leçons apprises face aux défis rencontrés ?

 

• L’importance de l’accompagnement en présentiel

Malgré la pertinence des outils développés et du suivi à distance mené dans la Tournée II, le CFP estime que les accompagnements en présentiel demeurent la méthode la plus favorable pour la transmission de compétences en évaluation et pour l’instauration d’un lien de confiance entre les accompateurs/trices et l’organisme.

Les accompagnateurs/accompagnatrices ont trouvé difficile d’apporter un soutien technique à distance. Le CFP juge donc important de maintenir dans la mesure du possible des rencontres régulières avec les organismes qu’il accompagne, tout en mettant à leur disposition de nouveaux outils d’accompagnement et surtout de pérennisation des pratiques. Dans le cas d’organismes éloignés, le CFP souhaite explorer des façons innovantes de résoudre ce défi.

• La nécessité d’être flexible et de s’adapter aux réalités du communautaire

La Tournée II a connu plusieurs abandons au cours de la démarche : sur 21 organismes qui avaient manifesté leur intérêt à embarquer dans la démarche, 8 organismes se sont désistés au début du projet et 13 ont continué. 2 autres organismes ont été ensuite contraints de suspendre leur démarche en cours de route en raison de contraintes internes. Le roulement de personnel et les autres enjeux auxquels font face les organismes communautaires constituent un défi majeur pour le renforcement de capacités en évaluation, en région comme à Montréal. Au fil des ans, le CFP s’est adapté et continue d’explorer des moyens de maintenir les pratiques en évaluation dans ce contexte, notamment en impliquant davantage l’ensemble des instances des organismes ou encore en simplifiant la démarche.

 

Grâce aux apprentissages de la Tournée II, le CFP peut d’ores et déjà bonifier ses processus au bénéfice de l’ensemble des organismes qu’il accompagne. Et réfléchir aux meilleures stratégies d’intervention en région, pour y revenir dans les prochaines années avec encore plus de succès !

Merci à tous les organismes qui ont embarqué dans cette aventure et merci au SACAIS qui a financé ce projet.