L’implication des bénévoles : le cœur de la réussite

Le Centre Cummings, un centre d’excellence communautaire, culturel et sans but lucratif, comprend 10 000 participants et offre des services et des programmes aux personnes de 50 ans et plus. Le Centre Cummings, fusion de l’Association de l’âge d’or et des Services de soutien juifs aux aînés, répond pleinement aux besoins aussi bien des aînés actifs que des plus fragiles.

Le Centre Cummings a débuté à la fin des années 40 avec le Club de l’âge d’or de la communauté juive et a grandi en beauté grâce à l’implication exceptionnelle des bénévoles. Au Centre Cummings toutes les décisions sont prises avec les participants afin de répondre le mieux possible à leurs besoins. « Le personnel, nous sommes vraiment l’instrument pour mettre en place ce que les participants décident », mentionne Anne Archambault, directrice, services des programmes.

Dans les dernières années, l’équipe s’est penchée sur l’évaluation de ses programmes. Plus de 300 programmes de toutes sortes sont offerts chaque année et l’équipe souhaitait connaître l’impact de ses services sur les participants et ainsi assurer la pérennité des services.

Une étape de changement

Le comité d’évaluation a approché la démarche d’évaluation dans une perspective de changement. Il s’est donc allié des personnes clés de l’équipe qui avaient de l’expérience en évaluation et s’est assuré d’impliquer l’équipe de travail dès le début de la démarche :

« Il a fallu apprivoiser le processus d’évaluation avec le personnel. Pour ce faire, nous avons d’abord bien expliqué le but du processus, ensuite nous avons travaillé avec le personnel à nommer tous les bénéfices de nos programmes au niveau physique, cognitif, émotionnel et social pour nos participants. Pourquoi faites-vous ce que vous faites? Qu’est-ce qui fait vraiment la différence pour nos participants? Puis nous avons lié les bénéfices des programmes avec les indicateurs de suivi du processus d’évaluation. » Anne Archambault

Des bénévoles en or : une démarche portée bien au-delà du comité

Le comité d’évaluation a pu également s’appuyer sur des comités de bénévoles extraordinaires.

Premièrement un focus group composé de participants a validé et enrichi la proposition de l’équipe de travail pour le questionnaire de récolte de données. « On avait une dizaine de bénévoles autour de la table, en plus du personnel : Voici notre objectif et on souhaite savoir où est notre impact le plus important.

Qu’est-ce que vous en pensez? On a récolté leurs commentaires sur le questionnaire et on l’a réajusté. Le questionnaire va nous donner une analyse qualitative qui sera complétée par des données quantitatives pour nous indiquer le coût de chaque programme. Ainsi, une fois les données ramassées, nous évaluerons avec un comité du personnel et de bénévoles la direction à prendre avec les programmes. » Anne Archambault

Ensuite, 15 bénévoles du Comité de suivi de programmes se sont engagés comme porte-parole de la démarche d’évaluation auprès des membres.

« Les bénévoles se sont mobilisés pour aller parler de l’évaluation dans les groupes afin d’en démontrer l’importance, mais aussi pour aider les membres à remplir le questionnaire au moment stratégique des ateliers. Ils ont soutenu l’idéologie, mais aussi le travail pratico-pratique. » Anne Archambault

L’implication des bénévoles aussi bien au niveau des focus group, des comités que de la retranscription des données est un élément clé dans le succès de la démarche d’évaluation.

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Donner des « pattes à la théorie »

Pour madame Archambault, il est très important de voir l’évaluation comme un processus circulaire, continu, et au plus près de la réalité de l’organisme :

« Le processus nous donne une belle opportunité de dialogue avec les participants. Leurs recommandations vont nourrir notre programmation de 2018. Puis nous allons repartir notre cycle de planification/design qui va être orienté par nos données et par notre mission. C’est une démarche continue, et c’est certain qu’il faut un moteur pour faire avancer le processus. » 

La clé du succès selon madame Archambault… « Il faut que ça vienne de l’intérieur. Le modèle logique n’est que le début. Il faut donner des pattes à toutes ces théories… La route doit être organique et circulaire… avec de vrais humains qui doivent comprendre, se sentir à l’aise, voir des bénéfices pour l’organisation et pour eux. Il va y avoir des changements qui vont nous aider à grandir! »

Nul doute que toute l’équipe a bien eu la « piqûre » de l’évaluation!

Longue vie à l’équipe du Centre Cummings!

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