Le 16 mai dernier, près de soixante-dix personnes ont assisté au Séminaire ÉvalPOP 2017 se tenant à la Maison du développement durable. Afin d’explorer les conditions de la pérennisation, les personnes participantes ont été invitées à réfléchir autour de quatre caractéristiques des routines (adaptation, valeurs, règles et mémoire) selon un modèle conceptuel adapté des travaux de Pierre Pluye, professeur titulaire du Département de médecine familiale de l’Université McGill. Suite aux discussions en ateliers, nous avons ainsi pu définir collectivement les leviers indispensables à mettre en œuvre dans les organismes communautaires autonomes pour assurer la pérennisation/routinisation de leurs pratiques en évaluation des effets.

Pérennisation = Processus qui permet de rendre durable et permanente l’évaluation des effets dans son organisme

Adaptation des pratiques (adaptation)

Comment mes activités d’évaluation sont-elles adaptées à ma réalité et à mon contexte?

Une première dimension à considérer est l’utilisation en continu des pratiques/outils développés durant l’apprentissage de l’évaluation.

Leviers identifiés lors du séminaire :

• Favoriser la transparence et prendre en compte des réticences
• Se donner le temps et avancer un pas à la fois
• Toujours viser l’utilité et la pertinence
• Être cohérent avec les moyens réels dans l’organisme
• Responsabiliser l’ensemble des acteurs : ajout de l’évaluation dans les descriptions de tâches des différents postes et dans l’accueil des nouveaux employés
• Impliquer en continu les différents types d’acteurs (CA, coordination, équipe, bénévoles et membres)
• Adapter en continu les processus et les outils
• Simplifier et vulgariser les outils
• Arrimer l’évaluation avec les autres pratiques et outils (planification et intervention)
• Intégrer de l’évaluation dès la planification des nouveaux projets
• Transférer les connaissances à l’intérieur de l’organisme (mentorat et formation continue)
• Transférer les connaissances entre organismes (communauté de pratiques et lieux d’échanges)

Culture de l’organisation (valeurs)

Est-ce que les valeurs de mon organisme sont compatibles avec le fait de faire de l’évaluation (porter un jugement sur nos pratiques)?

Deuxièmement, la pérennisation sera possible à condition que l’évaluation soit véritablement valorisée par l’ensemble des acteurs et actrices au sein de l’organisation, mais également dans son environnement (milieu communautaire et société). Cela implique d’atteindre les niveaux individuel et collectif dans le développement et l’appropriation.

Leviers identifiés lors du séminaire :

• Utiliser l’évaluation pour développer une vision commune et porteuse de sens
• Prioriser l’évaluation par les instances décisionnelles
• S’approprier l’évaluation à tous niveaux (individuelle et collective)
• Placer les participants/membres au centre de la démarche
• Utiliser l’évaluation comme un processus d’empowerment et de partage de pouvoir
• Favoriser l’apprentissage organisationnel (essayer – faire des erreurs)
• Miser sur un leadership participatif et des agents multiplicateurs
• Valoriser/célébrer des apprentissages
• Communiquer/donner de la visibilité interne et externe aux résultats
• Bâtir une « complicité » avec les bailleurs de fonds qui doivent aussi valoriser l’évaluation

Gouverne de l’organisme : outils de prise de décision (règles)

Y a-t-il des processus décisionnels qui favorisent l’intégration de l’évaluation dans nos pratiques (manuel de procédures, politiques, règles, processus, etc.)?

Troisièmement, l’évaluation doit se retrouver dans l’ensemble des processus décisionnels et des structures organisationnelles formelles de l’organisme.

Leviers identifiés lors du séminaire :

• Inclure l’évaluation dans les réflexions stratégiques (planification stratégique)
• Intégrer l’évaluation au cycle de gestion (bilan annuel) et dans le plan d’action
• Assurer un suivi systématique des recommandations émises suite à l’évaluation
• Partager les responsabilités et communiquer entre les instances
• Prévoir des réflexions collectives qui prennent du temps
• Réserver des espaces dédiés à l’évaluation à tous les paliers de prise de décision (CA, équipe, comités)
• Réserver des moments dédiés (point statutaire dans les ordres du jour des différentes instances)

Ressources dédiées (mémoire)

Quelles sont les ressources humaines, financières, matérielles disponibles et consacrées à ce que le processus d’évaluation soit connu et partagé par l’ensemble des acteurs?

Finalement, l’organisme devra investir différents types de ressources pour assurer la pérennité du processus d’évaluation.

Leviers identifiés lors du séminaire :

• Affecter des ressources financières pour toutes les étapes : développement, réalisation, analyse et diffusion
• Investir dans des ressources matérielles et des outils
• Favoriser la stabilité du personnel
• Soutenir le développement des compétences
• Entretenir le transfert des compétences

Ainsi, les participants et participantes du séminaire ont noté que la pérennisation de l’évaluation dépasse les limites de chaque organisme car elle implique la reconnaissance systémique de l’importance de l’évaluation des effets. L’évaluation comme mesure d’amélioration continue, et non de contrôle normatif, doit véritablement être valorisée par les partenaires, les différents bailleurs de fonds et l’environnement externe. Ainsi, un groupe communautaire qui souhaite pérenniser ses pratiques d’évaluation participative pourra y consacrer les ressources financières nécessaires.

Les retombées pour les participants et participantes au Séminaire

À travers l’évaluation de la journée, les personnes participantes ont partagé avec nous les choses les plus importantes qu’elles retiennent de la journée, dont deux éléments majeurs : la planification de l’évaluation pour ne pas la perdre de vue et le transfert de connaissances pour la pérennisation des acquis. Bien que les stratégies puissent être plurielles (à travers la planification stratégique, en l’intégrant dans le plan d’action), pour s’assurer de la pérennisation, l’évaluation doit être planifiée (en termes de ressources, de temps, etc.) et au plus près de l’intervention.

Pour la majorité des répondants, la première action à poser sera d’être un relais de ce message auprès de leur organisme (direction, équipe): pour être pérennisée, l’évaluation doit être une préoccupation de toutes et tous!

Nous avons également reçu des suggestions pour poursuivre la réflexion et maintenir vivants les espaces de discussion. Si la journée du 16 mai dernier a permis de mettre en commun les enjeux liés à la pérennisation de l’évaluation, les participants proposent de multiplier ces occasions autour de thématiques très concrètes : « Comment faire de nos échecs des opportunités d’apprentissage? Comment communiquer nos moins bons coups sans démobiliser? Comment parler de nos résultats de façon dynamique? Comment continuer de faire valoir l’expertise communautaire par l’évaluation? »

Un gouvernail par et pour les organismes communautaires

En s’intéressant à actionner les leviers identifiés dans les quatre domaines complémentaires de la routinisation, les organismes communautaires mettent toutes les chances de leur côté pour développer et maintenir des processus d’évaluation pérennes en cohérence avec leur mission de transformation sociale.

Un immense merci à l’ensemble des participants et participantes qui ont participé à la construction de ce gouvernail lors du séminaire ÉvalPOP 2017. En espérant qu’il vous permette de maintenir le cap sur l’évaluation, nous vous souhaitons une bonne navigation!